Korxona hujjatlari tartibda saqlanishi kerak. Boshqa ish qog'ozlari orasida tovarlarni etkazib berish bo'yicha kerakli shartnomani topishni osonlashtirish uchun ular uchun alohida javon yoki papka yaratishga arziydi. Ammo nafaqat. Shartnomalarning o'zi ham soddalashtirilishi kerak.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Tozalashni xohlagan barcha shartnomalarni to'plang va ularni baholang. Ularning qanchalik tez-tez va qaysi sheriklar bilan tuzilishiga e'tibor bering. Bu sizga hujjatlarni qanday tasniflashni tanlashingizga yordam beradi.
2-qadam
Agar sheriklar ko'p bo'lsa, ular tuzilgan sanaga qadar shartnomalarni buyurtma qilish usuli ko'proq mos keladi. Agar uzoq vaqt davomida bir xil firmalar bilan shartnomalar tuzilgan bo'lsa, ular kontragentlar tomonidan alohida toifaga (papkaga) birlashtirilishi mumkin. Va ba'zi hollarda, shartnomalarni sherik firmalar nomlari bo'yicha alifbo tartibida tuzish kifoya.
3-qadam
Qaysi usulni tanlamasligingizdan qat'i nazar, katta hajmli papkalardan foydalanish juda noqulay ekanligini unutmang. Shartnomalarni ko'rib chiqing va muddati tugaganlarni umumiy to'plamdan olib tashlang. Ular uchun alohida papka yarating. Bunday shartnomalar ko'pincha faqat vaqti-vaqti bilan murojaat qilinadi, ular kundalik ishda talab qilinmaydi.
4-qadam
Shartnomalarni xronologik tartibda tuzishda yozuvlarni yuritish va saqlashning umumiy tamoyillariga rioya qiling. Tez-tez ishlatiladigan papkalarda yaqinda tuzilgan shartnomalar yuqori qismida joylashgan. Quyida avvalroq tuzilgan sana ko'rsatilgan hujjatlar keltirilgan. Arxivga hujjat topshirishda, aksincha, birinchisi tepada, oxirgi tuzilgan shartnoma esa quyida bo'lishi kerak.
5-qadam
Bir toifani boshqasidan vizual ravishda ajratish uchun markerlar, teglar, xatcho'plar va boshqa ish yuritish vositalaridan foydalaning. Bunday ajratuvchilar papkada aniq ko'rinib turishiga ishonch hosil qiling. Bu kerakli hujjatlarni qidirishni juda osonlashtiradi.
6-qadam
Tovarlarni etkazib berish bo'yicha barcha shartnomalar mos ravishda papkada tuzilgandan so'ng, hujjatlar reyestrini tuzishni unutmang. Uni muqovaga qo'ying yoki barcha shartnomalar ustiga papkaga qo'ying. Ro'yxatdan o'tish kitobida bo'sh satrlarni qoldiring. Yangi shartnomaga sarmoya kiritishda bu haqda ma'lumotni reestrga kiriting.
