Korxona tomonidan tuzilgan shartnomalarni saqlash shartlari sanoat standartlari va me'yorlari bilan tartibga solinmagan, shuning uchun ularni yo'qotilishining oldini olish va to'g'ri saqlash va hisobga olishni qanday tashkil qilish kerak degan savol ko'pincha paydo bo'ladi. Ushbu hujjatni tayyorlash, tuzish va saqlash tartibini belgilaydigan muayyan korxonaning korporativ aktini chiqarish ushbu masalani eng oqilona echimi bo'ladi.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Agar sizning kompaniyangiz uchinchi tomon tashkilotlari bilan ko'p ishlasa va tuzilgan shartnomalar soni sezilarli bo'lsa, ularni saqlashni ofis yoki ofis bo'limiga ishonib topshirish mantiqan to'g'ri keladi. Bu juda qulay, chunki idorada rahbar tomonidan imzolangan va pudratchilar tomonidan yuborilgan barcha hujjatlar ro'yxatdan o'tkaziladi. Amalga oshirilgan shartnoma ro'yxatdan o'tkazilgandan so'ng, ofis xodimlari kerakli miqdordagi nusxalarni yaratib, mas'ul ijrochilarga tarqatishlari va hujjatlarning asl nusxalarini maxsus belgilangan joyda saqlashlari shart.
2-qadam
Agar sizning kompaniyangiz kichik bo'lsa va sizda ruhoniylar bo'limi, shuningdek, mas'ul xodim bo'lmasa, unda muhim, ammo kamdan-kam ishlatiladigan shartnomalar, masalan, ko'chmas mulkni ijaraga olish yoki sotib olish uchun, shuningdek, yuridik bo'limda saqlanish mantiqan to'g'ri keladi kompaniyaning ta'sis va huquqiy hujjatlari. Ular bo'yicha hisob-kitoblarni amalga oshiradigan buxgalteriya bo'limi ushbu shartnomalarning nusxalarini taqdim etishi kerak. Xuddi shu joyda, buxgalteriya bo'limida hisob-kitoblarni, to'lov shartlarini yoki doimiy davriy to'lovlarni (kommunal xizmatlar uchun to'lovlar, aloqa vositalari) nazorat qilishni talab qiladigan dastlabki buxgalteriya hujjatlari turlaridan biri sifatida etkazib berish, xizmat ko'rsatish va ishlarni bajarish uchun do'kon va shartnomalar tuzing.
3-qadam
Qanday bo'lmasin, barcha shartnomalar o'zlarining ichki ro'yxatga olishlariga ega bo'lishi kerak va ularning har biriga elektron raqamlar reestriga kiritiladigan raqam berilishi kerak. Ushbu jurnalni Excel jadvallarida bajarish mumkin. Elektron jurnaldan tashqari, ushbu shartnomalarning rasmiylashtirilishining registrini yuritish kerak, unda shartnomaning asl nusxasi qachon va kimga topshirilganligi aks ettiriladi. Ushbu jurnalda javobgar ijrochining imzosi uchun joylar bo'lishi kerak, bu shartnomani qabul qilish va saqlash uchun etkazib berish faktini tasdiqlaydi.
4-qadam
Shartnomalarni tayyorlash, tuzish va saqlash tartibi to'g'risidagi Nizomda shartnomalar bilan ishlash tartibini tavsiflang va korxona rahbari tomonidan tasdiqlang.
