Ishlarni arxivga tayyorlash va topshirish ish jarayonining ajralmas qismidir. Ularni ro'yxatdan o'tkazish tashkilotda hujjatlar topshirilgan paytdan boshlab boshlanadi va kalendar yili yoki saqlash muddatlari oxirida arxivga topshirish bilan tugaydi. Ba'zi hollarda, fayllar bir yildan ko'proq vaqt davomida saqlanadi. Bunga, masalan, kadrlar yozuvlari bilan bog'liq hujjatlar kiradi.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Arxivda ishlarni yuritish tartibi ko'p vaqtni talab qilmasligi uchun, siz joriy ish jarayonida ularni ro'yxatdan o'tkazish qoidalariga rioya qilishingiz kerak. Ishlarni arxivga doimiy yoki vaqtincha saqlash uchun topshirishda siz hujjatlar, raqamlar varaqlarini tikishingiz, agar ish yo'riqnomasida nazarda tutilgan bo'lsa, yakuniy yozuvni yozishingiz va ichki inventarizatsiya qilishingiz kerak.
2-qadam
Shu bilan birga, topshirilayotgan faylning titul varag'ida tashkilot yoki korxonaning nomi, ishlar nomenklaturasiga muvofiq indeks, ishning ochilishi va yopilishi sanasi, shuningdek saqlash muddati ko'rsatilgan. arxivga topshiring.
3-qadam
Arxivlanadigan hujjatlar alohida jildli papkada saqlanadi. Agar hujjat ma'lum bir qiymatga ega bo'lsa, qoida tariqasida, u tikilmagan, lekin faylga yoki konvertga solingan va ishga ilova qilingan. Tikilgan va raqamlangan ishning oxirida attestatsiya varag'i, boshida esa ichki inventarizatsiya qilinadi. Bunday holda, ishning qalinligi 40 mm dan oshmasligi kerak, choyshablar soni esa 250 dan oshmasligi kerak.
4-qadam
Arxivda doimiy ravishda, shuningdek vaqtincha, lekin kamida 10 yil saqlanadigan ishlar uchun ishlarni arxivga o'tkazish uchun inventarizatsiya qilinadi. Shu bilan birga, xodimlarni hisobga olish bilan bog'liq hujjatlar uchun alohida inventarizatsiya qilinadi. Unda ishlarning nomlari kiritiladi, ularning har biriga seriya raqami beriladi va nomenklatura kodi ham ko'rsatiladi. Tovarlar tashkilot arxivida saqlansa, zaxiralar ikki nusxada tuziladi. Agar fayllar davlat arxiviga o'tkazilishi kerak bo'lsa, to'rt nusxada bo'lishi kerak.
5-qadam
Tugallangandan so'ng 10 yildan kam vaqt davomida saqlanadigan ishlar tashkilot rahbariyatining qaroriga binoan arxivga topshirilishi mumkin. Ishlarni topshirish zarurati arxivning ish hajmiga, eski hujjatlarga kirish chastotasiga va boshqalarga bog'liq bo'ladi.
