Ish yuritish - GOST R 51141-98 tomonidan tartibga solingan ushbu tashkilotda boshqarish uchun hujjatlar va hujjatlarni qo'llab-quvvatlash bilan ishlash "Ish yuritish va arxiv ishi. Shartlari va ta'riflari "mavzusida. Ish yuritish ishlarini tashkil etish - korxonaning joriy faoliyatida kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, saqlash va ulardan foydalanishni tashkil etish.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Ofis ishlarini tashkil qilishda o'zingizning korxonangiz, tashkilotingiz, geografik jihatdan uzoq bo'linmalaringiz yoki filiallaringiz ushbu holatni hisobga oladimi va ushbu bo'limlar bilan o'zaro faoliyat mexanizmini taqdim etadimi-yo'qligiga qaror qiling. Ro'yxatga olish va hujjatlarni rasmiylashtirishda muammolarga yo'l qo'ymaslik uchun ulardagi ish yuritish tizimi bosh ofis bilan bir xil bo'lishi kerak.
2-qadam
Mavjud ofis ishlarining qaysi turlaridan foydalanasiz, o'ylab ko'ring: markazlashtirilgan, aralash yoki markazsizlashtirilgan. Ularning tanlovi korxona tuzilmasi (geografik jihatdan uzoq bo'linmalarga ega bo'ladimi) va ofisni boshqarish xizmatining texnik jihozlari bilan belgilanadi. Agar ushbu xizmat soni oz bo'lsa va texnik jihatdan ta'minlanmagan bo'lsa, unda uning funktsiyalarining bir qismi bo'linmalarga o'tkaziladi. Bunday holda, aralash ofis ishlari amalga oshiriladi. Agar ushbu xizmat barcha kerakli xodimlar, apparat va dasturiy ta'minot bilan ta'minlangan bo'lsa, u holda bu yozuvlarni yuritish shakli markazlashtiriladi.
3-qadam
Har bir tarkibiy bo'linmada ofis ishlarini olib boradigan maxsus kadrlar bo'linmasini tanlang. Agar buning iloji bo'lmasa, unda asosiy ish vazifalarini bajarishni xizmatchi vazifasi bilan birlashtiradigan boshqa xodimni tayinlang.
4-qadam
Barcha kirish, chiqish va ichki hujjatlarni o'z ichiga oladigan ishlarning sonini va nomenklaturasini aniqlang. Agar bu yuqori (asosiy) tashkilotning hujjatlari bo'lsa, unda ular rahbarga ko'rib chiqish uchun taqdim etiladi; bo'ysunuvchi tashkilotlarning hujjatlari ko'rib chiqish uchun ular bilan ishlash bo'yicha rahbar o'rinbosariga taqdim etilishi kerak. Shunga ko'ra, fuqarolarning murojaatlari aholi bilan ishlash mas'uliyati ishonib topshirilgan deputatga yuboriladi.
5-qadam
Muxbirlar doirasini aniqlaganingizdan so'ng, ushbu hujjat qaysi muxbirlar guruhiga mansubligini darhol aniqlashingiz mumkin bo'lgan klassifikatorni yarating. Masalan, davlat idoralari uchun 01 kodini, yuqori tashkilotning xatlari uchun - 02 kodini, etkazib beruvchilar uchun - 03 kodini, mijozlar uchun - 04 kodini va boshqalarni belgilang. Bu tashkilot ichidagi hujjatlar aylanishini soddalashtirishga yordam beradi.
6-qadam
Hujjat aylanishi qaysi shaklda - jurnal yoki kartada amalga oshirilishini aniqlang. Ikkala shakl ham elektron hujjat aylanishi uchun maxsus dasturlarda amalga oshiriladi. Agar siz hali ham bunday dasturni sotib ololmasangiz, elektron hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish jurnallaridan foydalaning, ular Excelda tuzilishi mumkin.
